加快檔案信息化建設和數字化轉型
加快檔案信息化建設和數字化轉型
習近平總書記指出，“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業”。學習貫徹習近平總書記關於檔案工作的重要論述，就要全面貫徹新發展理念，堅持改革創新精神和系統觀念，積極適應新形勢新任務特別是新一代信息技術廣泛應用的要求，與時俱進創新工作理念、思路和方法，使檔案工作更好體現時代性、把握規律性、富於創造性，不斷提升檔案管理水平，更好地服務黨和國家工作大局，服務廣大人民群眾，助力高質量發展。
將雲計算技術引入檔案管理，統籌推進檔案信息化建設
檔案管理需要轉變思維，因事而化、因時而進、因勢而新，順應信息化發展趨勢，轉變傳統檔案管理方法。在數字化檔案、信息化管理等方面不斷探索，將雲計算技術引入檔案管理，通過建立雲端檔案管理系統、完善人事檔案數據庫、推出檔案管理應用程序等舉措，促進檔案資料的共享。使各部門能夠隨時隨地訪問，進一步提升工作效率，實現檔案工作的高效運轉，為人事管理和人才隊伍建設提供專業化、信息化、規范化的服務，加快推進檔案信息化戰略轉型。
落實人事檔案數據庫。充分發揮信息化對檔案工作轉型發展、創新發展的重要支撐作用，利用計算機、掃描儀、照相機等信息設備和技術，將人事檔案資料制成文件和圖片，建立人事檔案數據庫，主要包括“四庫”：電子檔案庫、人事信息綜合數據庫、分類數據庫、辦公信息數據庫。建立每個人的個人檔案信息平台，包括人員姓名、性別、出生年月、參加工作時間、學歷、職務、職稱、工資、年度考核等信息，不僅可以全面系統地記錄個人信息，同時還能實現檔案的動態更新和補充，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成。開發智能檢索系統，用戶通過關鍵詞搜索、語音識別等方式快速查找所需檔案資料，大大提高工作效率。建立辦公信息數據庫，開展人事檔案日常管理的辦公業務，如人事檔案運行過程中的痕跡記載表、整編工程中的目錄變動等。原來用手工抄寫的業務管理工作，均可列為辦公信息數據庫的服務范圍。定期對檔案管理系統進行評估和優化，及時發現問題並進行整改，確保系統持續穩定運行。
推出檔案管理應用程序。為方便用戶在手機或平板電腦上查閱、借閱和歸還檔案資料，滿足移動辦公需求，在開拓檔案信息服務渠道上下功夫，在充分調研的基礎上，根據用戶需求，推出檔案管理應用程序，全面提高檔案工作服務水平。通過組織在線培訓課程、發布操作指南等方式，提升用戶對檔案管理系統的熟悉程度和操作技能，降低使用門檻。建立了人事檔案管理系統，通過系統實現數據資源在線收集、整理，直接在電子檔案中更新，減少了再次整理入庫的人力成本，實現業務檔案一體化。建立網絡化工作體系，通過網絡授權相關部門人員對人事信息、人事檔案分級分層進行使用和管理。可線上線下進行借閱，線上發起借閱申請，審批完成后，根據賦予權限，可在線進行查看、下載、打印，到期后自動收回權限，留存借閱記錄。可線下原始檔案借閱，線上審批完成后，檔案管理員在線獲取該檔案存儲位置，進行出庫登記，歸還后進行入庫上架。辦理人員流動、干部任免、工資調整、職稱評聘等業務，可通過網絡授權調取、查閱、打印相關人員的基本信息，減少了辦事流程，確保了檔案安全。
共享檔案資源，為經濟社會發展提供全面的信息支持
做好檔案工作是各部門各單位的重要職責，需要建立科學的檔案工作體制機制，健全協同聯動工作機制，建立檔案管理機構網絡，相關部門協同推進、聯動配合、共同參與，共同做好“合”字文章，合力推動檔案事業發展。檔案管理信息化建設為檔案工作的協同聯動進一步提供了技術支持，推動了檔案資源共享，實現數據整合、力量聚合、工作融合，從而實現密切配合，推動經濟社會發展。
建立溝通機制與合作協議。加強數字檔案資源建設能力、提升檔案管理信息化能力建設是數字檔案資源整合與服務機制有效改進的重要途徑。充分發揮檔案管理部門協調作用和專業力量優勢，通過定期會議制度和簽訂檔案資源共享協議，搭建信息交流平台並明確各部門職責。同時，實現不同部門檔案數據的整合，構建統一的電子檔案管理平台，提高工作效率。實現人事檔案信息化、數據化管理，必須有一支能夠熟練應用新技術、新方法的檔案管理人才隊伍。結合干部人事檔案管理工作，進一步提升工作人員專業水平，加大保障支持力度，加強檔案干部人才隊伍教育培養和關愛激勵，打造助推檔案事業高質量發展的高素質、專業化人才隊伍。
組織跨部門培訓與交流活動。鼓勵各部門各單位在檔案管理方面進行聯合，共同研究檔案數字化、智能化技術應用，發揮各自優勢，促進專業技能的提升，推動政務數據資源共享，為經濟社會發展提供全面的信息支持。為了能夠進一步保障行政事業單位自身的管理水平，信息檔案管理工作需要進一步推進信息化建設，針對實際的工作需求，建立專業的信息管理系統，將各部門的檔案數據進行科學規范管理，設計專門的檔案數據庫，按照標准完成各部門檔案信息內容的上傳，提高數據信息管理的安全性。（作者：大同市行政事業單位檔案中心 胡月琴）
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